🧾 Ratgeber · E-Rechnung

E-Rechnungspflicht einfach erklärt: Fristen, Formate und was Ihr Betrieb jetzt tun muss

sigodata Ratgeber · Stand: August 2026 · Lesezeit ca. 5 Minuten

Die kurze Antwort: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, wenn es Rechnungen von anderen Unternehmen bekommt. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu versenden, kommt schrittweise bis 2028. Und wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, den Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen können. Die zwei üblichen Formate in Deutschland:

XRechnung: eine reine XML-Datei – maschinenlesbar, aber für Menschen unleserlich. Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
ZUGFeRD: das Hybrid-Format – außen eine ganz normale PDF-Rechnung zum Anschauen, innen die eingebetteten XML-Daten. Für kleine Betriebe meist die praktischste Wahl, weil der Kunde weiterhin eine lesbare Rechnung bekommt.

Ein einfaches PDF aus Word oder dem Rechnungsprogramm erfüllt die Anforderungen nicht – ihm fehlt der strukturierte Datenteil.

Welche Fristen gelten?

Ab wann	Was gilt (B2B im Inland)
seit 01.01.2025	Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Papier- und PDF-Rechnungen sind übergangsweise weiter erlaubt.
ab 01.01.2027	Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
ab 01.01.2028	Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Geschäft.

Ausnahmen gibt es u. a. für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Leistungen an Privatkunden – und Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Häufiges Missverständnis: „Das betrifft mich erst 2028." Die Empfangspflicht gilt schon jetzt – wenn Ihr Lieferant Ihnen heute eine XRechnung schickt, müssen Sie damit umgehen können. Und wer früh auf ZUGFeRD umstellt, erspart sich den Stress zum Stichtag.

Was sollte ein kleiner Betrieb jetzt konkret tun?

Empfang sicherstellen: Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und E-Rechnungen dort archivieren (revisionssicher, wie andere Belege auch).
Eigenes Rechnungsprogramm prüfen: Kann es ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben? Viele Programme können es inzwischen – oft muss es nur aktiviert werden.
Bestands-PDFs umwandeln: Wenn Ihr Programm (noch) kein ZUGFeRD kann, lassen sich vorhandene PDF-Rechnungen mit einem Konverter in konforme Hybrid-Rechnungen umwandeln – ohne das gewohnte System zu wechseln.
Steuerberater fragen: Klären Sie, in welchem Format Ihr Steuerbüro die Belege am liebsten bekommt – das spart doppelte Arbeit.

Unser Werkzeug dafür: Der sigodata ZUGFeRD-Konverter wandelt Ihre bestehenden PDF-Rechnungen lokal auf Ihrem Windows-PC in E-Rechnungs-konforme ZUGFeRD-PDFs um – ohne Cloud, ohne Abo.

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Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand August 2026 praxisnah wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.